Es klingt so einfach: „Mit der WEG Abrechnung werden alle Einnahmen und alle Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft für den Zeitraum eines Kalenderjahres aufgestellt sowie der auf jeden Eigentümer entfallende Zahlbetrag berechnet und dargestellt. Gebildete Rücklagen und die Kontostände werden aufgelistet.“
Wie immer liegt aber auch hier der Teufel im Detail, weshalb die Grundsätze einer WEG Abrechnung im Folgenden einmal systematisch dargestellt werden sollen.
Gesetzlich geregelt ist die WEG Abrechnung in § 28 Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz(WEG), sowie in § 16 Abs.1 und 2 WEG:
„Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung zu erstellen.“ In §16 WEG ist angeordnet, dass die Einnahmen dem Einzeleigentümer anteilig zustehen und er ebenso anteilig an den Kosten zu beteiligen ist. Mehr ist im WEG zur Aufstellung, Abrechnung, Art und Weise oder Form der Abrechnung nicht geregelt. Das BGB liefert in § 259 noch allgemeine Grundsätze, nämlich die Pflicht zur Aufstellung einer geordneten Abrechnung aller Einnahmen und Ausgaben und die Vorlage der dazu gehörenden Belege.
Durch die Rechtsprechung, insbesondere des Bundesgerichtshofs(BGH), sind diese allgemeinen Vorschriften konkretisiert worden. Hervorzuheben ist dabei die zusammenfassende Darstellung in der Entscheidung BGH V ZR 44/09. In der Fachliteratur sind daraus Musterabrechnungen entwickelt worden; allen voran durch Beiträge von Astrid Schultheis, WEG Verwalterin in Brühl und Dr. Michael Casser, Rechtsanwalt und WEG Verwalter in Köln (ZMR Sonderheft 1/2011)
Die Grundsätze der Aufstellung einer Jahresabrechnung werden im Folgenden dargestellt:
Sinn und Zweck der Abrechnung ist es, die Einnahmen und Ausgaben festzustellen und anteilig, rechtverbindlich auf die Wohnungseigentümer zu verteilen. Auch soll eine Kontrolle des Verwalters ermöglicht werden, ob dieser alle Einnahmen und Ausgaben realisiert hat. Die Eigentümer erhalten Aufschluss über die Vermögenssituation der WEG. Es handelt sich aber nicht um eine Bilanz oder eine Gewinn- und Verlustrechnung. Als Struktur der Abrechnung ergibt sich deshalb
1.Liste aller Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft, aufgegliedert nach Kostenarten (Hausgeld, Erlöse aus Vermietungen, Waschmarkenerlöse u.s.w. einerseits und Versicherungskosten, Gartenpflege, Heizkosten, Allgemeinstrom u.s.w. andererseits)
2.Verteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die Eigentümer nach dem geltenden Verteilungsschlüssel, meistens Miteigentumsanteile)
3.Angaben über die Höhe und Entwicklung der Rücklagen und der Kontostände der Gemeinschaftskonten.
Einnahmen und Ausgaben
An dieser Stelle werden ausschließlich die tatsächlich erzielten Einnahmen aufgeführt, ebenso die tatsächlich in dem Kalenderjahr getätigten Ausgaben. Nicht in diese Darstellung gehören Solleinnahmen oder noch nicht bezahlte Forderungen. Die tatsächlichen Geldbewegungen sind hier mitzuteilen. Im Sinne einer Information zur Vermögenssituation der Gemeinschaft kann in dieser Aufstellung mitgeteilt werden, welcher Bestand an Heizöl noch vorhanden ist. Es ist aber darauf zu achten, dass Bestandteil der Gesamtabrechnung allein die tatsächlichen Ausgaben in die Abrechnung einfließen, nicht also eine Art Saldo, wegen des ja noch vorhandenen Öls in den Tanks. Dieser Saldo wird, wegen der zwingenden Vorschriften der Heizkostenverordnung erst im 2. Teil, also der Einzelabrechnung jedes Eigentümers vorgenommen.
Einzelabrechnung
Die Gesamtkosten der WEG werden hier auf die einzelnen Eigentümer verteilt. Als Verteilungsschlüssel sind in der Regel die Miteigentumsanteile(MEA) heranzuziehen, es sei denn, die WEG hat etwas anders festgelegt, etwa in der Teilungserklärung. Innerhalb dieser Abrechnung sind die verbrauchsabhängigen Kosten, also insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abzurechnen und nicht nach dem Einnahmen/ Ausgaben Prinzip. Die dabei entstehende Differenz zu den tatsächlichen Ein- und Ausgaben der Gesamtabrechnung ist durch Abgrenzungsposten darzustellen. Dem sind die Sollbeträge der Wohngelder entgegen zu setzen, in der Höhe, die sich aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan ergeben. Der sich errechnende Differenzbetrag stellt die Abrechnungsspitze dar, die der Eigentümer auf der Basis der Jahresabrechnung zahlen muss.
Sofern ein Eigentümer Rückstände auf Wohngeldzahlungen noch zu entrichten hat, sind diese in der Abrechnung zwar darzustellen, aber auf der Grundlage des beschlossenen Wirtschaftsplanes einzufordern. Die von dem Eigentümer zu fordernde Gesamtsumme stützt sich in diesen Fällen also auf zwei Rechtsgrundlagen, den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung. Würden die Wohngeldrückstände auch als Forderung in der Jahresabrechnung erscheinen, wären diese doppelt berechnet, was zur Fehlerhaftigkeit der Jahresabrechnung führt und in einem eventuellen Klageverfahren gegen den säumigen Eigentümer zu einer teilweisen Klageabweisung führen würde. Die Jahreseinzelabrechnung wäre ebenfalls anfechtbar.
Kontenabgleich
Darzustellen ist die Entwicklung der Bankkonten der Gemeinschaft. Der Jahresanfangs- und –endbestand sind anzugeben, damit die Jahresabrechnung auf ihre Plausibilität geprüft werden kann. Zur Jahresanfangssumme werden die Einnahmen addiert. Die Ausgaben werden abgezogen und es muss sich der Jahresendbestand ergeben. Eine eventuell vorhandene Barkasse ist mit darzustellen. Sofern die Gemeinschaft über mehrere Bankkonten verfügt, etwa um die Instandhaltungsrücklage gesondert, höherverzinslich anzulegen, ist diese Kontoentwicklung natürlich ebenfalls mit aufzuführen. Der Saldo beider Konten und der Barkasse bildet dann die Grundlage der Plausibilitätsprüfung.
Rechtsverbindlichkeit
Die Wohngeldabrechnung ist demjenigen Eigentümer zu erteilen, der zum Zeitpunkt der Abrechnungserstellung eingetragener Eigentümer im Grundbuch eingetragen ist. Hat in dem Abrechnungsjahr ein Eigentümerwechsel stattgefunden, hat dieser Umstand keinen Einfluss auf die Abrechnung. Diese ist immer objektbezogen und nicht personenbezogen. Alteigentümer und Neueigentümer müssen sich untereinander einigen, wer welche Kosten zu entrichten hat, bzw. wem ein etwaiges Guthaben zusteht. Regelungen dazu finden sich zumeist im notariellen Kaufvertrag, sind aber für den Verwalter nicht von Bedeutung.
Aus §29 WEG ergibt sich, dass die Jahresabrechnung zunächst dem Verwaltungsbeirat vorgelegt wird, damit dieser die Abrechnung prüft und der WEG Versammlung eine Empfehlung zur Annahme der Abrechnung aussprechen kann. Rechtsverbindlich ist die Abrechnung , wenn sie in der WEG Versammlung gemäß § 28 Abs. 5 WEG mehrheitlich beschlossen wird. Dazu sind die Gesamtabrechnung, die Kontendarstellung und die jeweilige Einzelabrechnung rechtzeitig vor der Versammlung jedem Eigentümer vorzulegen. Dies geschieht am besten mit der Einladung zur Versammlung. Jeder Eigentümer hat das Recht, die Unterlagen, also Rechnungen, Bankauszüge und dergl. einzusehen, um die Abrechnung vor der WEG Versammlung prüfen zu können.
Durch die Beschlussfassung wird die Abrechnung wirksam. Die Wirksamkeit kann aber durch ein Beschlussanfechtungsverfahren gemäß § 46 Abs. 1 Satz 2 WEG beseitigt werden, wenn die Abrechnung fehlerhaft aufgestellt sein sollte.
Stephen Lietz
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht